Grenzüberschreitende Mobilität in der Arbeitswelt gilt als eine der wichtigsten Errungenschaften der europäischen Integration und als Herzstück des Binnenmarktes.
Die seinerzeit pandemiebedingten notwendigen Veränderungen der Arbeitsgestaltung, aber auch der damit einhergehende Digitalisierungsschub haben letztendlich die gesamte Arbeitswelt verändert. Flexible ortsunabhängige Arbeitsmodelle sind aus der heutigen Zeit nicht mehr wegzudenken und es ist davon auszugehen, dass diese in Zukunft noch stärker in Anspruch genommen werden.
Da der konkrete Arbeitsort jedoch maßgebliche Auswirkungen auf die Frage hat, welcher Staat für Leistungen der sozialen Sicherheit zuständig ist, kann die Ausübung von Telearbeit zu einem Wechsel des Sozialversicherungsrechts führen, wenn die (Tele-)Arbeit im Wohnortstaat einen Anteil von 25% übersteigt.
1) Grenzüberschreitende Tätigkeiten (Telearbeit) im EU-Bereich
Eines der Grundprinzipien des europäischen Sozialversicherungsrechts ist, dass eine Person nur in einem Mitgliedstaat versichert sein darf. Welcher Mitgliedstaat das ist, richtet sich nach Titel II der VO (EG) Nr. 883/2004. Grundsätzlich gibt es drei Möglichkeiten, grenzüberschreitende Tätigkeiten zu koordinieren:
- Entsendungen (Art. 12 der VO (EG) Nr. 883/2004)
Vereinfacht dargestellt handelt es sich bei Entsendungen um eher „kurzfristige, nicht wiederkehrende“ Tätigkeiten (max. 24 Kalendermonate), die der/die Arbeitnehmer:in in einem anderen Mitgliedstaat für den/die Arbeitgeber:in ausübt. - Mehrfachtätigkeit in zwei oder mehr Mitgliedstaaten (Art. 13 der VO (EG) Nr. 883/2004)
Wird die grenzüberschreitende Tätigkeit gewöhnlich regelmäßig in zwei oder mehr Mitgliedstaaten ausgeübt, handelt es sich um eine Mehrfachtätigkeit. - Ausnahmevereinbarungen (Art. 16 der VO (EG) Nr. 883/2004)
Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, dass die zuständigen Behörden der Mitgliedstaaten Ausnahmen von den Festlegungen nach den Art. 12 und 13 der VO (EG) Nr. 883/2004 vereinbaren können.
Titel II der VO (EG) Nr. 883/2004 enthält keine eigenen Bestimmungen für Telearbeit.
Mit Beginn der Pandemie im Frühjahr 2020 wurden in den EU-Mitgliedstaaten, EWR-Staaten und der Schweiz Sonderregelungen für die grenzüberschreitende Telearbeit vereinbart. Ein Hauptziel war, dass sich die Zugehörigkeit zur Sozialversicherung eines Staates durch grenzüberschreitende Telearbeit während der Pandemie nicht ändern sollte. Diese COVID-Sonderregelungen waren bis zum 30.06.2023 im Zusammenhang mit grenzüberschreitender Telearbeit anwendbar.
Seit dem 01.07.2023 führt grenzüberschreitende Telearbeit zu einer Änderung des zuständigen Staates, wenn ein wesentlicher Teil der beruflichen Tätigkeit im Home-Office erledigt wird und keine andere Regelung zur Anwendung kommt. Ein „wesentlicher Teil“ wird – gemessen an der Arbeitszeit und/oder am Einkommen - mit 25% der Gesamttätigkeit beziffert.
Die Verwaltungskommission für die Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit hat hierzu allgemeine Leitlinien bzw. Leitfäden zur Telearbeit veröffentlicht. Der neueste Leitfaden zur Telearbeit (PDF, 178 KB) ist seit 01.07.2023 in Kraft und soll ab diesem Datum von den Mitgliedstaaten auf grenzüberschreitende Telearbeit angewendet werden.
2) Multilaterale Rahmenvereinbarung über die Anwendung von Art. 16 (1) der VO (EG) Nr. 883/2004 bei gewöhnlicher grenzüberschreitender Telearbeit
Auf EU-Ebene wurde intensiv an einer gesamteuropäischen Lösung gearbeitet, die mit dem derzeitigen Regelwerk in Einklang steht. Nach einer ausführlichen Analyse der derzeitigen Bestimmungen kam die dafür eingesetzte EU-Arbeitsgruppe einstimmig zum Ergebnis, dass die Koordinierungsverordnungen letztendlich zu ändern wären, um die neuen Entwicklungen der Arbeitswelt abzubilden.
Bis zu einer solchen Änderung verständigte man sich allerdings auf den Text einer multilateralen (europäischen) Rahmenvereinbarung auf Basis von Artikel 16 Absatz 1 der VO (EG) Nr. 883/2004, welche seit dem 01.07.2023 für die unterzeichnenden Staaten die Grundlage für ein vereinfachtes Verfahren bei Telearbeit bildet. Die multilaterale Rahmenvereinbarung enthält neben einer Definition von Telearbeit und den Vorrausetzungen für die Anwendung der Rahmenvereinbarung auch eine Bestimmung über das Verfahren und den grenzüberschreitenden elektronischen Informationsaustausch.
Anwendungsbereich bzw. Voraussetzungen
Während die Definition in Art. 1 der multilateralen Rahmenvereinbarung sehr weit gefasst ist und als „grenzüberschreitende Telearbeit“ jede Tätigkeit bezeichnet wird, die von jedem beliebigen Ort aus ausgeübt werden kann, sofern sie sich auf Informationstechnologie stützt, um mit dem Arbeitsumfeld des Arbeitgebers oder des Unternehmens in Verbindung zu bleiben, nimmt Art. 2 Abs. 3 der Rahmenvereinbarung Einschränkungen hinsichtlich des Anwendungsbereiches der Rahmenvereinbarung vor.
Aufgrund dieser Einschränkungen ist diese daher nicht auf Personen anwendbar, die im Wohnsitzstaat gewöhnlich eine andere Tätigkeit als grenzüberschreitende Telearbeit ausüben (bspw. Kundenbesuche, Kontrollen, Einkäufe), da die - laut Definition geforderte -Ortsunabhängigkeit der Tätigkeit nicht mehr gegeben wäre. Ebenso ist eine Anwendung ausgeschlossen, wenn neben dem Wohnsitzstaat und dem Staat, in dem sich der Sitz oder die Niederlassung des Unternehmens befindet, ein weiterer Mitgliedstaat involviert wäre (bspw. ein weiterer Staat, in dem gewöhnlich gearbeitet wird). Auch Selbstständige wurden dezidiert vom Anwendungsbereich der Rahmenvereinbarung ausgeschlossen. Darunter fällt auch jede Fallkonstellation, in der neben einer unselbstständigen auch eine selbstständige Erwerbstätigkeit ausgeübt wird.
Wesentliche Eckpunkte sind somit, dass Ausnahmevereinbarungen auf Basis dieser Rahmenvereinbarung
- nur im Verhältnis zwischen zwei Staaten geschlossen werden können und nur wenn beide betroffenen Staaten diese unterzeichnet haben. Sie kann daher nur dann angewendet werden, wenn der Sitz des Unternehmens/die Betriebsstätte, in der die Tätigkeit üblicherweise ausgeübt wird, in einem der beiden Staaten liegt und der Wohnort mit Telearbeit im jeweils anderen Staat;
- ausschließlich für Arbeitnehmer:innen, die regelmäßig wiederkehrend Telearbeit im Wohnortstaat ausüben und dabei Informationstechnologie verwenden, gelten und
- das Ausmaß der Telearbeit zwischen 25% und weniger als 50% der Gesamtarbeitszeit beträgt.
Die Anwendung der Rahmenvereinbarung kann für höchstens 3 Jahre beantragt werden; Verlängerungsanträge sind jedoch möglich.
Beispiel:
Herr Mustermann arbeitet im Unternehmen in Österreich. Es wird vereinbart, dass Herr Mustermann von seiner 5-Tage-Woche 2 Tage pro Woche Telearbeit von seinem Wohnsitz im Ausland aus leisten kann. Das Unternehmen und Herr Mustermann möchten, dass weiterhin die österreichischen Rechtsvorschriften anzuwenden sind.
Die Telearbeit beträgt weniger als 50% der Gesamttätigkeit. Das Unternehmen und der Arbeitnehmer können beim DVSV einen Antrag auf Basis der in Rede stehenden Rahmenvereinbarung stellen, sodass Herr Mustermann weiterhin in Österreich sozialversichert bleibt.
Beteiligte Staaten
Die Rahmenvereinbarung tritt am 01.07.2023 in Kraft, sofern sie von mindestens zwei Staaten unterzeichnet wird und ist zunächst auf fünf Jahre geschlossen. Sie verlängert sich automatisch um weitere fünf Jahre. Eine Unterzeichnung seitens Österreich durch das zuständige Bundesministerium für Soziales, Gesundheit, Pflege und Konsumentenschutz ist bereits erfolgt. Informationen zu den weiteren Unterzeichnerstaaten sammelt und veröffentlicht der belgische Föderale Öffentliche Dienst Soziale Sicherheit in seiner Eigenschaft als „Verwahrstaat“ (Depository State).
Verfahren bzw. Antragstellung
Auf Basis dieser Rahmenvereinbarung können Arbeitgeber:innen im Einvernehmen mit dem/der Arbeitnehmer:in einen Antrag bei der zuständigen Stelle des Staates stellen, dessen Rechtsvorschriften anwendbar sein sollen. In Österreich ist dies der
Dachverband der Sozialversicherungen
Abteilung für europäische und internationale Sozialversicherung
Kundmanngasse 21
1030 Wien.
Da durch die Ausnahmevereinbarung die ausländische Zuständigkeit ausgesetzt wird, muss die zuständige Stelle im Ausland über einen Antrag auf Ausnahmevereinbarung informiert werden. Der Dachverband der Sozialversicherungen prüft den Antrag auf Vollständigkeit und Vorliegen der Voraussetzung für die Anwendung der Rahmenvereinbarung. Trifft dies zu, wird die zuständige ausländische Stelle über den Antrag informiert. Auf ausländischer Seite werden die übermittelten Daten auf Vollständigkeit geprüft. Die Zustimmung erfolgt in der Regel ohne weitere Prüfungen. Anschließend informiert der Dachverband der Sozialversicherungen das Unternehmen sowie den zuständigen österreichischen Krankenversicherungsträger, der in weiterer Folge ein PD A1 ausstellt.
Hinweis: Ein Antrag auf Inanspruchnahme der Rahmenvereinbarung kann für maximal 3 Monate rückwirkend gestellt werden, unter der Voraussetzung, dass in dem rückwirkenden Zeitraum durchgängig Sozialversicherungsbeiträge in Österreich entrichtet wurden.
Die Rahmenvereinbarung betrifft ausschließlich Situationen mit weniger als 50% Telearbeit. Sollte mehr Telearbeit ohne Zuständigkeitsänderung gewünscht werden oder sind andere Voraussetzungen der Rahmenvereinbarung nicht gegeben1, kann ein Antrag auf Ausnahmevereinbarung nach Art. 16 der VO (EG) Nr. 883/2004 an das Bundesministerium für Soziales, Gesundheit, Pflege und Konsumentenschutz gerichtet werden.
Sofern keine Ausnahmevereinbarung gewünscht wird, hat auf Grund der Beschäftigung in zwei Staaten eine Festlegung der anzuwendenden Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit gemäß Art. 13 der VO (EG) Nr. 883/2004 durch den zuständigen Träger des Wohnortstaats zu erfolgen. Sind Sie zu mindestens 25% in Ihrem Wohnortstaat tätig, unterliegen Sie vorbehaltlich der vorzunehmenden Prüfung dem Sozialversicherungsrecht Ihres Wohnortstaats.
Allfällige Fragen zur Rahmenvereinbarung können an ausnahme@sozialversicherung.at gerichtet werden.
3) Situation außerhalb des EU-Bereichs
Österreich hat mit einer Reihe von Staaten außerhalb der EU (Albanien, Bosnien und Herzegowina, Chile, Indien, Israel, Kanada, Kosovo, Moldau, Montenegro, Nord-Mazedonien, Philippinen, Quebec, Serbien, Südkorea, Tunesien, Türkei, USA und Uruguay) Sozialversicherungsabkommen geschlossen. Diese Sozialversicherungsabkommen enthalten hinsichtlich des anzuwendenden Rechts keine so umfassenden Bestimmungen wie das EU-Recht und insbesondere keine Regelungen für Mehrfachbeschäftigungen.
Eine Person, die gleichzeitig Tätigkeiten in Österreich und in einem Vertragsstaat ausübt, unterliegt den Rechtsvorschriften der beiden Staaten. Beabsichtigt daher eine in Österreich beschäftigte Person Telearbeit z. B. in Serbien zu leisten, unterliegt sie sowohl der österreichischen als auch der serbischen Sozialversicherung.
Für nicht regelmäßig wiederkehrende Tätigkeiten sind – wie auch im EU-Bereich - Entsendungen möglich; diesbezügliche Anträge sind an den zuständigen österreichischen Krankenversicherungsträger zu richten.
Darüber hinaus ist nach diesen Abkommen auch das Instrument der Ausnahmevereinbarung vorgesehen; zuständig dafür ist das Bundesministerium für Soziales, Gesundheit, Pflege und Konsumentenschutz. Im Verhältnis zum Vereinigten Königreich sind je nach Lage des Falles besondere Bestimmungen zu beachten, die allerdings keiner vereinfachten Darstellung zugänglich sind. Es wird empfohlen, diesbezüglich beim zuständigen Krankenversicherungsträger nachzufragen.
1 Beispiele:
- Der/die Arbeitnehmer:in übt neben seiner/ihrer Beschäftigung auch eine selbstständige Tätigkeit in Österreich oder in einem anderen Staat aus.
- Der Antrag auf eine Ausnahmevereinbarung bei gewöhnlicher grenzüberschreitender Telearbeit soll länger als 3 Monate rückwirkend gelten.